تأكد من الجهة التي ستورّد الطلب وتصدر الفاتورة
اطلب الاسم القانوني أو التجاري للمورّد، ووسيلة اتصال فعالة، واسم الجهة التي ستظهر في عرض السعر والفاتورة. إذا اختلفت الأسماء على الموقع أو التقرير أو الشحنة، فاطلب توضيح العلاقة بين الأطراف. احتفظ بالتوضيح المكتوب مع سجلات الشراء.
قارِن المنتج والعبوة بدقة
قارِن الاسم الكامل للمادة، والشكل المبيّن، ورقم الكتالوج، وكمية المادة، وعدد الحاويات بين صفحة المنتج وعرض السعر. اسأل إن كان السعر لحاوية واحدة أم للعبوة الكاملة المذكورة، وتأكد من العملة. تشابه الأسماء أو الصور لا يثبت أن عرضين لهما المواصفات نفسها.
اسأل عن المستندات التي تخص الدفعة المعروضة
اسأل إن كانت شهادة التحليل COA أو تقرير المختبر تخص عينة مرجعية أم الدفعة المعروضة. طابِق اسم المادة ورقم الدفعة مع الملصق المقترح، واسأل عن الجهة التي أصدرت المستند. التقرير الخاص بعينة أخرى لا يثبت حالة الدفعة الحالية. اطلب صحيفة بيانات السلامة SDS أو مستندًا فنيًا آخر عندما يكون مناسبًا لمراجعة مؤسستك، وتأكد من المنتج والشكل اللذين يغطيهما.
أكد تفاصيل الشحن إلى الوجهة
قدّم بلد الوجهة والرمز البريدي. اسأل عن التوفر، ومكان الإرسال، ووقت المعالجة، ومدة النقل المقدّرة، وتكلفة الشحن، وترتيبات الاستيراد المنطبقة. إذا كانت المادة تحتاج إلى ظروف نقل أو تخزين محددة، فاطلب تعليمات مكتوبة تخص شكلها الدقيق وحالة عبوتها. أكد هذه التفاصيل للطلب نفسه بدلًا من الاعتماد على وصف عام في الموقع.
اتفق على طريقة الإبلاغ عن مشكلة
قبل تأكيد الطلب، اسأل عن جهة الاتصال المسؤولة عن المواد الناقصة أو العبوات التالفة أو اختلاف الملصق عن المستندات. اطلب معرفة المعلومات اللازمة للإبلاغ عن المشكلة وشروط الإرجاع أو الاستبدال أو التحقيق المنطبقة. احتفظ بالشروط المتفق عليها مع عرض السعر، ولا تفترض أن سياسة معروضة كمثال تنطبق على طلبك.
أرسل طلبًا مكتملًا للمستندات
ضمّن البيانات الآتية في طلب واحد حتى يجيب المورّد بشأن المنتج والوجهة نفسيهما. سجّل الأسئلة التي لم تُجب واطلب توضيحها قبل الاعتماد على عرض السعر أو المستند.
- اسم المنتج الدقيق ورقم الكتالوج والعبوة المذكورة
- الكمية المطلوبة وبلد الوجهة والرمز البريدي
- المستند المطلوب ورقم الدفعة إن كان متاحًا
- البيانات التي تحتاج إلى توضيح، بما فيها العملة وتكلفة التوصيل
استخدم هذه القائمة لإعداد الاستفسارات ومقارنة إجابات المورّدين. وهي لا تؤكد هوية أي مورّد أو شهاداته أو مخزونه أو شروط خدمته، ولا تحدد جواز بيع المنتج أو استيراده أو استخدامه في ولاية قضائية معينة.