Klären Sie, wer die Bestellung liefert und in Rechnung stellt
Fragen Sie nach dem rechtlichen Namen oder Handelsnamen des Lieferanten, einem funktionierenden Kontaktweg und dem Unternehmen, das im Angebot und auf der Rechnung genannt wird. Wenn auf der Website, im Bericht oder auf der Sendung unterschiedliche Namen erscheinen, fragen Sie, wie die Beteiligten miteinander verbunden sind. Bewahren Sie die schriftliche Erklärung zusammen mit Ihren Einkaufsunterlagen auf.
Vergleichen Sie das genaue Produkt und die Packung
Vergleichen Sie die vollständige Materialbezeichnung, die angegebene Form, die Katalognummer, die Menge und die Anzahl der Behälter auf der Produktseite und im Angebot. Fragen Sie, ob der Angebotspreis einen einzelnen Behälter oder die gesamte angegebene Packung umfasst, und bestätigen Sie die Währung. Ähnliche Namen oder Bilder belegen nicht, dass zwei Angebote dieselben Spezifikationen haben.
Fragen Sie, welche Dokumente für die angebotene Charge gelten
Fragen Sie, ob das Analysezertifikat (COA) oder der Laborbericht ein Referenzbeispiel oder ein Dokument für die angebotene Charge ist. Gleichen Sie die Materialbezeichnung und die Chargennummer mit dem vorgesehenen Etikett ab und fragen Sie, wer das Dokument ausgestellt hat. Ein Bericht für eine andere Probe überprüft nicht die aktuelle Charge. Fordern Sie ein Sicherheitsdatenblatt (SDS) oder ein anderes technisches Dokument an, wenn dies für die Prüfung durch Ihre Organisation relevant ist, und fragen Sie, für welches Produkt und welche Form es gilt.
Bestätigen Sie die Versanddetails für den Bestimmungsort
Geben Sie das Bestimmungsland und die Postleitzahl an. Fragen Sie nach Verfügbarkeit, Versandort, Bearbeitungszeit, voraussichtlicher Transportdauer, Versandkosten und gegebenenfalls geltenden Einfuhrmodalitäten. Wenn das Material bestimmte Transport- oder Lagerbedingungen erfordert, fordern Sie schriftliche Anweisungen für seine genaue Form und den Zustand seiner Verpackung an. Bestätigen Sie diese Angaben für die Bestellung, statt sich auf eine allgemeine Aussage auf der Website zu verlassen.
Vereinbaren Sie, wie ein Problem gemeldet wird
Fragen Sie vor der Bestätigung einer Bestellung, welcher Kontakt für fehlende Artikel, beschädigte Verpackungen oder Abweichungen zwischen Etikett und Dokumenten zuständig ist. Fordern Sie die zur Meldung eines Problems benötigten Informationen sowie die geltenden Bedingungen für Rückgabe, Ersatz oder Untersuchung an. Bewahren Sie die vereinbarten Bedingungen zusammen mit dem Angebot auf; gehen Sie nicht davon aus, dass eine beispielhafte Regelung für Ihre Bestellung gilt.
Senden Sie eine vollständige Dokumentationsanfrage
Fassen Sie die folgenden Angaben in einer einzigen Anfrage zusammen, damit der Lieferant sich bei seiner Antwort auf denselben Artikel und Bestimmungsort beziehen kann. Halten Sie unbeantwortete Fragen sichtbar fest und holen Sie eine Klärung ein, bevor Sie sich auf das Angebot oder das Dokument stützen.
- Genaue Produktbezeichnung, Katalognummer und angegebene Packung
- Benötigte Menge und Bestimmungsland/Postleitzahl
- Angefordertes Dokument und Chargennummer, sofern verfügbar
- Zu klärende Angaben, einschließlich Währung und Lieferkosten
Verwenden Sie diese Checkliste, um Antworten von Lieferanten vorzubereiten und zu vergleichen. Sie bestätigt weder die Identität noch Zertifizierungen, Lagerbestände oder Leistungsbedingungen eines Lieferanten und stellt nicht fest, ob ein Produkt in einem bestimmten Rechtsgebiet verkauft, eingeführt oder verwendet werden darf.