Уточните, кто поставляет товар и выставляет счёт
Запросите юридическое или торговое наименование поставщика, действующий канал связи и название лица, которое будет указано в предложении и счёте. Если на сайте, в отчёте и в документах отправления встречаются разные названия, попросите объяснить связь между сторонами. Сохраните письменное объяснение вместе с закупочными документами.
Сверьте точный продукт и упаковку
Сверьте полное название материала, указанную форму, каталожный номер, количество материала и число ёмкостей в карточке товара и предложении. Уточните, указана ли цена за одну ёмкость или за всю заявленную упаковку, и проверьте валюту. Сходство названий или изображений не доказывает, что два предложения имеют одинаковую спецификацию.
Узнайте, какие документы относятся к предлагаемой партии
Уточните, является ли COA или лабораторный отчёт справочным примером либо документом на предлагаемую партию. Сверьте название материала и номер партии с предполагаемой этикеткой и выясните, кто выдал документ. Отчёт по другому образцу не подтверждает характеристики текущей партии. Если это требуется для проверки вашей организацией, запросите SDS или другой технический документ и уточните, к какому продукту и форме он относится.
Подтвердите условия доставки по месту назначения
Укажите страну назначения и почтовый индекс. Запросите сведения о наличии, месте отправки, сроке обработки, предполагаемом времени перевозки, стоимости доставки и применимых условиях импорта. Если материалу нужны определённые условия перевозки или хранения, запросите письменные указания для его точной формы и состояния упаковки. Подтвердите эти условия для конкретного заказа, не полагаясь только на общее описание на сайте.
Согласуйте порядок обращения при проблеме
До подтверждения заказа уточните, к кому обращаться при недостаче, повреждении упаковки или несоответствии этикетки документам. Узнайте, какие сведения нужны для обращения и какие условия возврата, замены или расследования применяются. Сохраните согласованные условия вместе с предложением; не считайте, что пример правил автоматически относится к вашему заказу.
Отправьте один полный запрос документов
Включите перечисленные ниже сведения в один запрос, чтобы поставщик отвечал применительно к одному и тому же товару и месту назначения. Отмечайте вопросы без ответа и получите разъяснения, прежде чем полагаться на предложение или документ.
- Точное название продукта, каталожный номер и указанная упаковка
- Необходимое количество и страна назначения / почтовый индекс
- Нужный документ и номер партии, если известен
- Поля для уточнения, включая валюту и стоимость доставки
Используйте этот список для подготовки запросов и сравнения ответов поставщиков. Он не подтверждает личность поставщика, его сертификаты, запасы или условия обслуживания и не определяет, разрешены ли продажа, импорт или использование продукта в конкретной юрисдикции.