确认由谁供货和开票
索取供应商的法定名称或商号、有效联系方式，以及将出现在报价单和发票上的主体名称。如果网站、报告或货件上的名称不同，请对方解释各方关系，并把书面说明与采购记录一同保存。
核对准确产品和包装
逐项核对产品页面和报价单上的完整材料名称、列明形态、目录编号、含量及容器数量。询问报价是一瓶的价格还是页面列明整包装的价格，并确认币种。名称或图片相似，不能证明两份报价对应相同规格。
确认哪些文件适用于拟供批次
询问 COA 或实验室报告是参考样本资料，还是针对拟供批次的文件。将材料名称和批号与拟用标签核对，并确认文件出具方。另一份样本的报告不能证明当前批次的情况。根据所在机构的审查需要，索取适用的 SDS 或其他技术文件，并确认文件对应的产品和形态。
确认送往目的地的运输细节
提供目的地国家和邮政编码，询问供货情况、发货地、处理时间、预计运输时间、运费，以及适用的进口安排。如材料有特定运输或储存条件，应索取针对准确形态及包装状态的书面说明。这些细节需要针对本次订单确认，不能只依据网站上的一般介绍。
约定问题反馈方式
确认订单前，询问缺件、包装损坏或标签与文件不一致时应联系谁，报告问题需要哪些信息，以及适用的退货、换货或调查条件。将约定条款与报价一同保存，不要假定示例政策适用于本次订单。
一次提供完整的文件咨询信息
把下列信息放在同一条咨询中，便于供应商围绕相同产品和目的地答复。保留尚未回答的问题，在依赖报价或文件作出判断前取得澄清。
- 准确产品名称、目录编号和列明包装
- 所需数量及目的地国家／邮政编码
- 所需文件，以及已知批号（如有）
- 需要澄清的项目，包括币种和运输费用
范围与限制
本清单用于准备咨询和比较供应商答复。它不确认任何供应商的身份、认证、库存或服务条款，也不判断产品能否在特定司法辖区销售、进口或使用。