Confirmez qui fournira et facturera la commande
Demandez la raison sociale ou le nom commercial du fournisseur, un moyen de contact opérationnel et l’identité de l’entité qui figurera sur le devis et la facture. Si des noms différents apparaissent sur le site web, le rapport ou l’envoi, demandez quels liens unissent les parties. Conservez l’explication écrite avec vos documents d’achat.
Comparez le produit exact et son conditionnement
Comparez le nom complet du matériau, la forme indiquée, le numéro de catalogue, la quantité et le nombre de contenants dans la fiche produit et le devis. Demandez si le prix proposé couvre un seul contenant ou l’ensemble du conditionnement indiqué, et confirmez la devise. Des noms ou des images similaires ne prouvent pas que deux offres présentent les mêmes spécifications.
Demandez quels documents concernent le lot proposé
Demandez si le certificat d’analyse (COA) ou le rapport de laboratoire est un exemple de référence ou un document relatif au lot proposé. Vérifiez que le nom du matériau et le numéro de lot correspondent à ceux de l’étiquette proposée, et demandez qui a émis le document. Un rapport portant sur un autre échantillon ne permet pas de vérifier le lot actuel. Demandez une fiche de données de sécurité (SDS) ou un autre document technique lorsque cela est pertinent pour l’examen effectué par votre organisation, et demandez quel produit et quelle forme il concerne.
Confirmez les modalités d’expédition vers la destination
Indiquez le pays de destination et le code postal. Demandez la disponibilité, le lieu d’expédition, le délai de préparation, le délai de transport estimé, les frais d’expédition et les modalités d’importation applicables. Si le matériau nécessite des conditions de transport ou de stockage particulières, demandez des instructions écrites correspondant à sa forme exacte et à l’état de son conditionnement. Confirmez ces informations pour la commande plutôt que de vous appuyer sur une déclaration générale du site web.
Convenez de la procédure de signalement d’un problème
Avant de confirmer une commande, demandez quel interlocuteur traite les articles manquants, les emballages endommagés ou les divergences entre l’étiquette et les documents. Demandez les informations nécessaires pour signaler un problème, ainsi que les conditions applicables au retour, au remplacement ou à l’examen du problème. Conservez les conditions convenues avec le devis ; ne supposez pas qu’une politique donnée à titre d’exemple s’applique à votre commande.
Envoyez une seule demande de documentation complète
Regroupez les champs ci-dessous dans une seule demande afin que le fournisseur puisse répondre pour le même article et la même destination. Gardez les questions sans réponse bien visibles et obtenez des précisions avant de vous appuyer sur le devis ou le document.
- Nom exact du produit, numéro de catalogue et conditionnement indiqué
- Quantité nécessaire et pays de destination/code postal
- Document demandé et numéro de lot, s’il est disponible
- Champs à clarifier, notamment la devise et les frais de livraison
Utilisez cette liste pour préparer et comparer les réponses des fournisseurs. Elle ne confirme ni l’identité, ni les certifications, ni les stocks, ni les conditions de service d’un fournisseur, et ne détermine pas si un produit peut être vendu, importé ou utilisé dans une juridiction donnée.