Confirme quem fornecerá e faturará o pedido
Peça a razão social ou o nome comercial do fornecedor, um canal de contato que funcione e a identificação da entidade que constará na cotação e na fatura. Se nomes diferentes aparecerem no site, no relatório ou na remessa, pergunte como as partes se relacionam. Guarde a explicação por escrito com seus registros de compra.
Compare o produto exato e sua apresentação
Compare o nome completo do material, a forma indicada, o número de catálogo, a quantidade e o número de recipientes na página do produto e na cotação. Pergunte se o preço cotado cobre um único recipiente ou toda a apresentação indicada e confirme a moeda. Nomes ou imagens semelhantes não comprovam que duas ofertas tenham as mesmas especificações.
Pergunte quais documentos correspondem ao lote oferecido
Pergunte se o certificado de análise (COA) ou relatório de laboratório é um exemplo de referência ou um registro do lote oferecido. Confira se o nome do material e o número do lote correspondem aos do rótulo proposto e pergunte quem emitiu o documento. Um relatório de outra amostra não verifica o lote atual. Solicite uma ficha de dados de segurança (SDS) ou outro documento técnico quando for pertinente à análise da sua organização e pergunte a qual produto e forma ele se refere.
Confirme os detalhes do envio para o destino
Informe o país de destino e o código postal. Pergunte sobre disponibilidade, local de expedição, prazo de processamento, tempo estimado de transporte, custo do frete e eventuais condições de importação aplicáveis. Quando o material exigir condições específicas de transporte ou armazenamento, solicite instruções por escrito para sua forma exata e o estado de sua embalagem. Confirme esses detalhes para o pedido em vez de se basear em uma declaração geral do site.
Combine como relatar um problema
Antes de confirmar um pedido, pergunte qual contato atende casos de itens faltantes, embalagens danificadas ou divergências entre o rótulo e os documentos. Solicite as informações necessárias para relatar um problema e as condições aplicáveis de devolução, substituição ou investigação. Guarde os termos acordados com a cotação; não presuma que uma política apresentada como exemplo se aplique ao seu pedido.
Envie uma única solicitação completa de documentação
Inclua os campos abaixo em uma única solicitação para que o fornecedor possa responder considerando o mesmo item e destino. Mantenha visíveis as perguntas sem resposta e obtenha esclarecimentos antes de se basear na cotação ou no documento.
- Nome exato do produto, número de catálogo e apresentação indicada
- Quantidade necessária e país de destino/código postal
- Documento solicitado e número do lote, se disponível
- Campos que precisam de esclarecimento, incluindo moeda e custo de entrega
Use esta lista para preparar e comparar as respostas dos fornecedores. Ela não confirma a identidade, as certificações, o estoque ou os termos de serviço de nenhum fornecedor, nem determina se um produto pode ser vendido, importado ou utilizado em determinada jurisdição.